Ένας αφοσιωμένος project manager και μια σταθερή στρατηγική διαχείρισης έργων είναι απολύτως ζωτικής σημασίας για την επιτυχία ενός έργου. Δεδομένης αυτής της σημασίας, είναι σημαντικό κάποιος να γνωρίζει τέσσερα κοινά λάθη διαχείρισης έργων, ειδικά όταν αυτά είναι εύκολο να αποφευχθούν.
1. Κακή επικοινωνία
Το ποιο σημαντικό στην διαχείριση ενός έργου είναι η επικοινωνία. Ένας project manager πρέπει να κατέχει άριστες επικοινωνιακές ικανότητες. Κάθε έργο πρέπει να ξεκινάει με μια συνάντηση όλης της ομάδας οπού τα μέλη της να γνωριστούν μεταξύ τους και να συζητηθούν ξεκάθαρα οι στόχοι του έργου, οι ρόλοι του κάθε μέλους της ομάδας και οι προτεραιότητες. Κατά την διάρκεια του έργου πρέπει να υπάρχουν τακτικές επικοινωνίες με το σύνολο της ομάδας έργου για να μπορούν τα μέλη της να ενημερώνονται για την πρόοδο του συνολικού έργου. Το μέσο και η συχνότητα επικοινωνίας είναι τα ποιο σημαντικά μέρη του επικοινωνιακού πλάνου ενός έργου. Αν δεν έχεις σχεδιάσει σωστά ένα πλάνο επικοινωνίας, τα προβλήματα και οι παρεξηγήσεις θα είναι αναπόφευκτες.
2. Χρήση υποκατάστατων λογισμικών διαχείρισης έργου
Εάν εξακολουθείς να χρησιμοποιείς υπολογιστικά φύλλα, ή κάτι αντίστοιχο, για την διαχείριση των project, καλό θα ήταν να αναγνωρίσεις πως ένα λογισμικό διαχείρισης έργου (project management software) σου δίνει την δυνατότητα να έχεις καλύτερη οπτική εικόνα για το project σου και να το οργανώσεις και να το παραμετροποιήσεις με τέτοιο τρόπο ούτως ώστε να παρακολουθείς αποτελεσματικά την πρόοδό του. Τέτοια λογισμικά υπάρχουν και δωρεάν! Βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό που χρησιμοποιείτε είναι προσαρμοσμένο στις ανάγκες σας και ότι όλοι στην ομάδα ξέρουν να το χρησιμοποιούν.
3. Μη αξιολόγηση ή μέτρηση της προόδου του έργου
Καθιερώστε ένα πρότυπο τρόπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετρήσετε την πρόοδο του έργου καθ’ όλη τη διάρκεια του. Ιδανικά, πρέπει να προγραμματίσετε τακτικές αξιολογήσεις προόδου για να σιγουρευτείτε ότι είστε στο σωστό δρόμο και έχετε ένα πλαίσιο που μπορείτε να ακολουθήσετε για να κάνετε προσαρμογές, εφόσον αυτές είναι απαραίτητες. Δημιουργήστε δείκτες, KPIs, που να αντιπροσωπεύουν τους στόχους του έργου και είναι μετρήσιμοι. Πολλές φορές αυτό μπορεί να επιτευχθεί απευθείας από το λογισμικό διαχείρισης έργου που χρησιμοποιείται, να δημιουργήσετε δηλαδή μέσω αυτού τα KPIs στα οποία πρέπει να επικεντρωθείτε και στη συνέχεια να λαμβάνεται την πληροφορία άμεσα και εύκολα.
4. Κακή διαχείριση του scope creep
Καθώς ένα έργο βρίσκεται σε εξέλιξη, θα διαπιστώσετε ότι πρέπει να αλλάξετε κάποια πράγματα ή ο πελάτης σας μπορεί να ζητήσει μερικές τροποποιήσεις. Είναι καλύτερο να επικοινωνήσετε με τον πελάτη προκαταβολικά σχετικά με τα αιτήματα αλλαγής και τον τρόπο με τον οποίο θα αντιμετωπιστούν. Πρέπει να καθιερώσετε ένα πλαίσιο που θα ακολουθήσετε σχετικά με τις αλλαγές που προκύπτουν και πώς θα τις δώσετε προτεραιότητα. Μην περιμένετε ένα έργο χωρίς κάποιες τροποποιήσεις ή σημαντικές αλλαγές. Η ουσία είναι αυτές να μην είναι επαναλαμβανόμενες και οδηγούν στο διηνεκές! Πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για μια τέτοια κατάσταση και να έχετε διαθέσει τον κατάλληλο χρόνο για το πώς θα χειριστείτε τα αιτήματα αλλαγής προτού αυτά προκύψουν.
Το άρθρο εμπνεύστηκε από τη σελίδα archinect.com/news/article/150053224/4-project-management-mistakes-to-avoid-at-all-costs
