Μην αφήνετε τα project σας να πέσουν θύματα περιττής σύγχυσης, αβεβαιότητας και βλάβης που μπορεί να προκύψει από 10 – πάρα πολύ κοινούς – μύθους που αφορούν το Project Management. Η αναγνώριση αυτών των μύθων διαχείρισης έργων και η προσπάθεια να ξεπεραστούν οι προκλήσεις που μπορούν να δημιουργήσουν, είναι ζωτικής σημασίας για να εξασφαλιστεί ότι τα projects σχεδιάζονται, εκτελούνται και ολοκληρώνονται βάσει των βέλτιστων πρακτικών, και όχι παρερμηνειών!
1. Τα πάντα είναι υπό έλεγχο
Οι Project Managers αναπτύσσουν την δεξιότητα να διαχειρίζονται ομάδες για την επιτυχή ολοκλήρωση των projects, μειώνουν τα ρίσκα, συνεργάζονται με εμπλεκόμενους και ενδιαφερόμενους φορείς, και επιλύουν διενέξεις για την ομαλή ολοκλήρωση ενός έργου. Δεν είναι όμως μάγοι! Δεν μπορούν να λύσουν κάθε πρόβλημα, ειδικά όταν αυτό δεν έχει διαγνωστεί ή αναγνωριστεί έγκαιρα. Είναι λοιπόν ιδιαίτερα σημαντική αρετή στα εμπλεκόμενα μέρη να αναγνωρίζουν το σημείο οπού ένα έργο, ή εργασία, έχει εκτραπεί, είναι εκτός ελέγχου και δεν διορθώνετε, και να το σταματήσουν, παρά να συνεχίζουν την άσκοπη σπατάλη πόρων.
2. Ο πελάτης ξέρει τί θέλει
Η συνήθης εντύπωση είναι πως ο πελάτης ξέρει τι θέλει. Στην πραγματικότητα όμως ο πελάτης ξέρει τι θέλει ως αποτέλεσμα, δεν γνωρίζει πως να το πετύχει, πόσο ρεαλιστικό είναι αυτό που επιθυμεί και τι χρειάζεται. Ο στόχος του Project Manager και της ομάδας του, είναι να περιορίσουν τις επιθυμίες του πελάτη στις απολύτως απαραίτητες για να επιτύχει το project τον στρατηγικό του στόχο. Μια τέτοια παράληψη μπορεί να οδηγήσει πολύ εύκολα ένα project σε αποτυχία.
3. Η συνταγή της επιτυχίας βασίζεται στο πρότυπο ενός προηγούμενου project
Ανεξάρτητα από το πόσο καλά ένα προηγούμενο έργο είχε προγραμματιστεί και εκτελεστεί, εφαρμόζοντας την ίδια προσέγγιση, τις ίδιες τεχνικές, τα ίδια εργαλεία και μεθοδολογία σε ένα παρόμοιο έργο δεν αποτελεί εγγύηση για την επιτυχία του. Υπάρχουν πολλοί παράμετροι, εσωτερικοί και εξωτερικοί, που θα μπορούσαν να επηρεάσουν το αποτέλεσμα του project, όπως λόγου χάρη η τεχνολογία, οι άνθρωποι και η κουλτούρα. Κάθε έργο πρέπει να σχεδιάζεται και να υλοποιείται ανεξάρτητα.
4. Όλοι οι Project Managers μπορούν να εκτελέσουμε οποιοδήποτε project με επιτυχία
Αν και ένα μεγάλο ποσοστό των PMPs έχουν την ίδια κατάρτιση και πληρούν τις ίδιες απαιτήσεις, δεν είναι όλοι το ίδιο. Κάθε άτομο διαθέτει διαφορετικές ιδιότητες και ικανότητες. Οι εμπειρίες, οι στόχοι, το στυλ διοίκησης και συνεργασίας που έχει κάθε ένας Project Manager, όπως και η βιομηχανία στην οποία ασχολείται και τα διδάγματα που έχει από προηγούμενα projects, θα διαμορφώσουν το τι μπορεί να προσφέρει και πως θα αντιμετωπίσει κάθε επόμενο project.
5. Οι νέοι Project Managers δεν είναι όσο αποτελεσματικοί είναι οι παλιοί
H εμπειρία δεν αποτελεί εγγύηση της επιτυχίας ενός project, και η έλλειψη εμπειρίας δεν αποτελεί εγγύηση της αποτυχίας! Ορισμένα project απαιτούν την εμπειρία ενός βετεράνου project manager και αλλά απαιτούν φρέσκιες ιδέες για να εκπληρώσουν τις απαιτήσεις των πελατών και να αντιμετωπίσουν τις αναμενόμενες προκλήσεις. Μπορεί να είναι δύσκολο για κάποιους να δεχτούν ότι ένας λιγότερο έμπειρος Project Manager μπορεί να δημιουργήσει τις συνθήκες εκείνες που θα οδηγήσουν ένα project στην επιτυχία όμως πολλές φορές αυτό είναι πραγματικότητα.
6. Οι Project Managers μπορούν να επιλύσουν οποιαδήποτε διένεξη
Πολλοί Project Managers έχουν την ικανότητα να διαχειρίζονται και να επιλύουν διενέξεις, αλλά αυτό δεν σημαίνει πως όλοι οι Project Managers μπορούν να επιλύσουν κάθε διένεξη! Οι Project Managers δεν είναι ούτε δικαστές, ούτε διαμεσολαβητές επίλυσης διάφορων. Πολλές φορές προσπαθούν να επιλύσουν προβλήματα που προκύπτουν μεταξύ μελών της ομάδας έργου ή άλλων εμπλεκόμενων στο έργο, προσεγγίζοντας όλες τις πλευρές επί ίσοις όροις, όμως σε κάθε περίπτωση η επίλυση των διενέξεων απαιτεί την καλή διάθεση όλων των πλευρών και αν αυτοί δεν είναι πρόθυμοι να το πράξουν, οι Project Managers δεν μπορούν να κάνουν θαύματα!
7. Οι συνεχείς αλλαγές υποδηλώνουν ότι το έργο έχει προβλήματα
Οι αλλαγές είναι κάτι αρκετά συνηθισμένο στα projects, και δεν σηματοδοτούν αναγκαστικά προβλήματα ή αποτυχία. Στην πραγματικότητα ανάλογα με την βιομηχανία, την πολυπλοκότητα και την φύση του project, οι αλλαγές μπορεί να είναι κάτι αναμενόμενο ή ακόμα και απαραίτητο γεγονός. Ανησυχία πρέπει να προκύπτει όταν οι αλλαγές είναι απροσδιόριστες και διατηρούν, ή και αυξάνουν, την αβεβαιότητα στην πορεία του project.
8. Ο Project Manager είναι ο «ειδικός» της ομάδας
Αυτή είναι η πιο κοινή παρανόηση για τον ρόλο του Project Manager, ο ρόλος του οποίου είναι περισσότερο να διαχειριστεί, να συμβουλέψει και να διευκολύνει τις ομάδες των ειδικών να συνεργαστούν καθ’ όλη την διάρκεια του project και να το οδηγήσει εν τέλει στην επιτυχή ολοκλήρωσή του.
9. Εάν ένα project είναι εντός προϋπολογισμού και χρονοδιαγράμματος, θα είναι επιτυχημένο
Υπάρχουν πολλά παραδείγματα οπού τα έργα ολοκληρώθηκαν εντός προϋπολογισμού και χρονοδιαγράμματος όμως τα τελικά παραδοτέα δεν ήταν τα αναμενόμενα. Αν και ο προϋπολογισμός, η έγκαιρη παράδοση και η ποιότητα είναι οι θεμέλιοι λίθοι του Project Management υπάρχουν και άλλοι παράγοντες που διακρίνουν την επιτυχία ή μη ενός project. Τα τελικά παραδοτέα, ο τρόπος με τον οποίο εκτελέστηκε το έργο, η ικανοποίηση των εμπλεκομένων, η συνεργασία των ομάδων και πολλοί άλλοι παράγοντες διαδραματίζουν κάποιο ρόλο στην επιτυχία ή την αποτυχία ενός έργου. Τελικά, οι άμεσα εμπλεκόμενοι καθορίζουν αν ένα έργο ήταν επιτυχές.
10. Τα project ολοκληρώνονται με την παραλαβή των παραδοτέων
Από τη στιγμή που οι πελάτες έχουν αποδεχθεί τα παραδοτέα και έχουν υπογράψει την παραλαβή τους, τα μέλη της ομάδας έργου, συνήθως, έχουν την τάση να θεωρούν πως το project ολοκληρώθηκε. Η αλήθεια όμως είναι πως χωρίς τη λήψη του απαιτούμενου χρόνου για την καταγραφή και εξέταση των διδαγμάτων που αντλήθηκαν από το project (και θα υπάρξουν διδάγματα σε οποιοδήποτε project) ένα project δεν είναι πραγματικά ολοκληρωμένο. Τα μέλη της ομάδας μπορεί να μπουν στον πειρασμό να σκεφτούν τα διδάγματα ως επαναλαμβανόμενη άσκηση και χάσιμο χρόνου – ιδιαίτερα όταν θέλουν να ξεκινήσουν ένα νέο project – αλλά αυτό το σκέλος του project είναι κρίσιμο για να βοηθήσει τις ομάδες να μην επαναλάβουν τα ίδια λάθη.
Βασισμένο στο άρθρο της Moira Alexander – www.cio.com/article/3252332/project-management/10-project-management-myths-to-avoid.html
