Τα βασικά σημεία της παρουσίασης αφορούσαν:Μια πολύ ενδιαφέρουσα παρουσίαση για την επιλογή των κατάλληλων έργων προκειμένου να επιτευχθεί ένα επιτυχημένο portfolio management, πραγματοποίησε στο ετήσιο συνέδριο Project Management 2018 στην Αθήνα, η Susie Palmer, Head, Portfolio, Transformation and Change Manager του Open University. Η Susie και η ομάδα της βραβεύτηκαν το 2017 ως το καλύτερο PMO, από το APM Project Management Awards.
1. Στο ρόλο του portfolio management στην επίτευξη της στρατηγικής
2. Στον προσδιορισμό και την επιλογή των κατάλληλων έργων για το portfolio
3. Στην ενεργοποίηση της απόδοσης που θα οδηγήσει σε επιτυχία.
Έτσι, η παρουσίαση κινήθηκε στην καταγραφή των βασικών σημείων για το Portfolio Management, όπως το έχουν οι ίδιοι στην ομάδα τους κατανοήσει:
- Οι αποφάσεις σε επίπεδο Portfolio πρέπει να επικεντρώνονται στην παροχή στρατηγικής αξίας και επιπτώσεων, προκειμένου να υλοποιηθούν,
- Η σχέση μεταξύ ανάπτυξης στρατηγικής και εφαρμογής, πρέπει να είναι στενή και κατανοητή και από τις δύο πλευρές,
- Αν το χαρτοφυλάκιο δεν αναφέρει την ιστορία των φιλοδοξιών και των στόχων των επιχειρήσεων, δε βοηθά στο να επιτευχθεί ένα ευτυχές τέλος, δηλαδή στην ολοκλήρωση του έργου και την επίτευξη του στόχου.
- Σημαντικό είναι να αναγνωρίζονται και να επιλέγονται τα έργα που πιστεύουν ότι προσφέρουν στη στρατηγική, έναν στόχο ή έναν KPI.
- Η σύνδεση της εκτέλεσης του έργου με την εκπλήρωση της στρατηγικής της εταιρείας απαιτεί μια επίσημη και πειθαρχημένη προσέγγιση του χαρτοφυλακίου.
Tips για την επιτυχία:
1. Να παραμένει απλό: Όσο λιγότερο σύνθετη και πιο προσιτή είναι η προσέγγισή σας, τόσο πιθανότερο είναι ότι οι άνθρωποι θα το «αντιληφθούν» και θα διατηρήσουν την επιτυχία του.
2. Η κουλτούρα των ατόμων ανταγωνίζεται τη στρατηγική της επιχείρησης: Όταν η διαχείριση του χαρτοφυλακίου γίνεται μέρος του DNA όλων των συνεργατών, πιστεύουμε και ενεργούμε προς το καλύτερο συμφέρον του.
Στο portfolio management η ‘Μαγεία και Επιστήμη’ συνυπάρχουν. Χρειάζεται το σωστό μυαλό, οι κατάλληλες ικανότητες και προσεγγίσεις για να μπορεί να προσφερθεί πραγματικά ένα χαρτοφυλάκιο αποτελεσματικά. Αλλά πρέπει επίσης να αξιολογηθεί και η ικανότητα των επιχειρήσεων να ηγηθούν, και να διαχειριστούν το χαρτοφυλάκιο των αλλαγών – και γι ‘αυτό δεν υπάρχει φόρμουλα! Είναι όλα σχετικά με τις επιλογές και τις αποφάσεις, άρα:
Αναγνωρίζω:
• Η πρόκληση αρχίζει στο στάδιο της ιδέας, αν αφήσουμε τις κακές ιδέες να κερδίσουν αξιοπιστία, θα μοιάζει στη συνέχεια σαν να προσπαθούμε να σταματήσουμε μια ομάδα από ελέφαντες,
• Γνωρίστε τα δικά σας πρότυπα, προσδοκίες και απαιτήσεις από την αρχή
• Βρείτε τρόπους για να εισαγάγετε έγκαιρες αποφάσεις και πρόωρες προκλήσεις για τον ιδιοκτήτη της ιδέας
Επιλέξτε
• Να γνωρίζετε πού να παίξετε και πώς να κερδίσετε
• Ορίστε τις ανοχές, τις προσδοκίες και τα πρότυπα για να ενημερώσετε τη διαδικασία λήψης αποφάσεων
• Εξασφαλίστε ότι οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων κατανοούν την επιχειρηματική στρατηγική και τις φιλοδοξίες – χωρίς αυτό δε θα καταλάβουν το χαρτοφυλάκιο σας
Πρόκληση
• Η πρόκληση και ο έλεγχος είναι δύο σύμμαχοι
• Κάντε σκληρές ερωτήσεις, υπενθυμίστε σε όλους την ιστορία και τους μεμονωμένους ρόλους τους σε αυτό το ταξίδι
• Εξασφάλιση λογοδοσίας σε κάθε περίπτωση
Σημαντικό δίλημμα στην όλη διαδικασία είναι αν θα πρέπει η ομάδα να αναλάβει ένα έργο ή αν μπορεί να το αναλάβει. Αυτό σημαίνει ότι στην περίπτωση του οργανισμού της Susie έπρεπε να μελετηθεί η επιρροή που έχει στους μαθητές, στο προσωπικό, στο IT και τι επένδυση απαιτείται. Συμπερασματικά, θα πρέπει να μπορούν να απαντηθούν τα ακόλουθα ερωτήματα:
Μπορούμε να το παραδώσουμε;
Μπορούμε να κατανοήσουμε τα οφέλη;
Υπάρχει πραγματικά η ανάγκη ή η επιθυμία;
Πώς όμως όλα τα παραπάνω επηρεάζουν τα επόμενα βήματα για την διαχείριση των έργων και του χαρτοφυλακίου;
Η γνώση του τρόπου με τον οποίο το χαρτοφυλάκιό σας ανταποκρίνεται σε μεμονωμένα έργα αλλά και ως ομάδα έχει οδηγήσει διαφορετικές προσεγγίσεις και απαντήσεις για να επιτρέψει την επιτυχία και να δώσει τον απαραίτητο χώρο για να αλλάξει την κατεύθυνση του ταξιδιού πριν από την πιθανή καθυστέρηση παράδοσης.
Αναγνωρίζω
• Υποστηρίζουμε για τον εντοπισμό των αλλαγών που αποδίδουν ένα αντιληπτό αποτέλεσμα.
• Έγκαιρη αξιολόγηση και επανεξέταση των κριτηρίων.
Επιλέγω
Χρησιμοποιούμε το υπάρχον χαρτοφυλάκιο, τα κριτήρια και την αξιολόγηση των ικανοτήτων μας για να συμφωνήσουμε ποια σχέδια προχωρούν προς έγκριση.
Πρόκληση
Αντιμετωπίζουμε προληπτικά την παράδοση και τα αποτελέσματα, για να διασφαλίσουμε ότι το έργο παραμένει στην πορεία του και, αν χρειαστεί, παρέχουμε υποστήριξη για να κάνουμε οποιεσδήποτε προσαρμογές στο σχέδιο ανάπτυξης και να βελτιώσουμε την πιθανότητα θετικών αποτελεσμάτων
Τι γίνεται όμως και με το θέμα της απόδοσης;
Το τρίπτυχο cost, time και quality παραμένει.
• Αυτές οι παραδοσιακές παράμετροι εξακολουθούν να ορίζουν τον τόνο και το ρυθμό για την απόδοση.
• Με μεμονωμένους κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας υποστηρίζοντας την απόδοση του έργου
• Η συνολική απόδοση του έργου όμως δεν είναι ίδια με μια απλή μέτρηση που λαμβάνεται για τη διαχείριση του έργου
• Και για την απόδοση του χαρτοφυλακίου πρέπει να εξετασθεί το άθροισμα όλων των επιμέρους τμημάτων που καθορίζουν το ίδιο το έργο. Επομένως, όσον αφορά την απόδοση του χαρτοφυλακίου – πρέπει να σκεφτούμε λίγο διαφορετικά για τα είδη των μέτρων που θα μας πουν πραγματικά τι πρέπει να γνωρίζουμε.
Back to strategy
• Ένα σημαντικό μέτρο της απόδοσης ενός έργου δε μπορεί να εξετασθεί μεμονωμένα, πρέπει να είναι σχετικό με το πόσο καλά εκτελείται το έργο σε σχέση με τους στόχους της επιχείρησης.
• Απαιτούνται αριθμητικά μέτρα αλλά και παράγοντες που απαιτούν κρίση.
• Η εμπειρία και η ικανοποίηση μπορεί να αναφέρονται από όλα τα στελέχη, αλλά γνωρίζουμε ότι «παραμένει μια νεφελώδης και πολύπλοκη ιδέα» * όσον αφορά τον τρόπο μέτρησης.
• Πρέπει να είμαστε σίγουροι για την καθιέρωση μιας «διαφοροποιημένης κατανόησης» όσον αφορά όλους τους ενδιαφερόμενους.
Εν κατακλείδι, πρέπει να μετράμε ότι είναι πραγματικά σημαντικό και όχι ότι είναι εύκολο και διαχειριζόμαστε την αλλαγή ως εξής:
Governing Change: Καθοδηγώντας, επιτρέποντας και διαμορφώνοντας την κατεύθυνση της δραστηριότητας της αλλαγής, παρέχοντας στρατηγικό έλεγχο, οργάνωση και λογοδοσία για τα αποτελέσματα του έργου.
Managing Change: Συντονισμός και παράδοση των δραστηριοτήτων καθημερινής αλλαγής & διαχείρισης έργων που μετακινούν την επιχείρηση από μια τρέχουσα κατάσταση σε μια μελλοντική κατάσταση.
Landing Change: Εξασφάλιση ότι οι αλλαγές είναι βιώσιμες και επιτυγχάνουν τα επιθυμητά οφέλη μέσω αποτελεσματικού σχεδιασμού, διαχείρισης και υλοποίησης των ενδιαφερομένων μερών.
