Ένα πολύ ενδιαφέρον άρθρο σχετικά με τη σημασία του agile, που εστιάζει κυρίως στο “πώς” μπορεί να πραγματοποιηθεί η μετάβαση από μια υφιστάμενη διαδικασία σε ένα agile πλαίσιο λειτουργίας, αναλύοντας μια πρακτική και χαμηλού ρίσκου προσέγγιση.
Ο συγγραφέας του άρθρου αποτελεί agile coach με μεγάλη προϋπηρεσία στο αντικείμενο και δίνει έμφαση στο πώς τα άτομα έχουν μεταξύ τους διαφορετική και διαφοροποιημένη εικόνα του τι είναι agile ανά περίπτωση. Το πιο απλό συμπέρασμα αποτελεί ότι η πρώτη επαφή που τα άτομα έχουν με την έννοια του agile, είναι μέσω ενός συνεργάτη, ενός φίλου, ή φίλου ενός φίλου που αναλύει μια συγκεκριμένη πρακτική ή διαδικασία που χρησιμοποιεί, ή περιγράφει ημιτελώς τις πρακτικές, τις διαδικασίες και την αξία αντί να δώσει έμφαση, να αιτιολογήσει και να εξηγήσει την αξία της χρήσης του agile και της μετάβασης σε agile πρακτικές.
Για να μπορέσει να κατανοήσει κάποιος την έννοια του agile και την αξία του, θα χρειαστεί να μελετήσει το Agile Manifesto (agilemanifesto.org) και τις 12 αρχές που έχουν σαφώς διατυπωθεί από την ομάδα που ξεκίνησε το agile το 2001. Προκειμένου να μπορέσει να το χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά ένα στέλεχος ή να το εφαρμόσει συνολικά στην επιχείρηση/ οργανισμό, επιβάλλεται να μελετήσει ουσιαστικά το Agile Manifesto. Συνοπτικά:
- Ικανοποίηση των πελατών με έγκαιρη και ακριβή παράδοση λογισμικού,
- Αναγνώριση ότι οι ανακαλύψεις των έργων δε μπορούν να εξαλειφθούν με εκτεταμένο σχεδιασμό,
- Συνεργασία των πελατών και της ομάδας έργου για την επίτευξη του στόχου,
- Κινητοποίηση της ομάδας με παροχή καλού περιβάλλοντος εργασίας και ανεκτού φόρτου εργασίας,
- Αποφυγή παρεξηγήσεων και κενών στις επικοινωνίες μέσω αλληλεπίδρασης πρόσωπο με πρόσωπο,
- Αποτελεσματικότητα μέσω αυτό-οργάνωσης της ομάδας,
- Συνεχής βελτίωση και αντανάκλαση της αποτελεσματικότητά τους,
- Παράδοση κώδικα με δυνατότητες επέκτασης,
- Χρήση πολλών μετρήσεων, αλλά κυρίως μετρήσεων εστιασμένων στη λειτουργικότητα ή στο ποσοστό ολοκλήρωσης του λογισμικού.
Όταν γίνει κατανοητό τι σημαίνει agile, το επόμενο βήμα είναι να αξιολογηθεί πώς μπορεί να βοηθήσει στην αντιμετώπιση των επιχειρηματικών προβλημάτων και να συνδεθεί με συγκεκριμένες ανάγκες, ώστε πραγματικά να έχει επιτυχία η εφαρμογή του (παράδειγμα 1).
Ο συγγραφέας καταγράφει ως σημαντικές αιτίες για μετακίνηση των επιχειρήσεων σε agile:
- την ανάγκη μείωσης του χρόνου του κύκλου παράδοσης του έργου,
- την ανάγκη προσαρμογής του μέσου του έργου, καθώς δε μπορούν να προγραμματιστούν όλοι οι κίνδυνοι από την αρχή και πολλές φορές εμφανίζονται στα μέσα και ακινητοποιούν το έργο,
- την ανάγκη για διαφάνεια και ενημέρωση κατάστασης του έργου,
- την ανάγκη παροχής ποιοτικών προϊόντων από την αρχή, χωρίς ανάγκη διόρθωσης σφαλμάτων παραγωγής για πολλούς μήνες μετά την παράδοση του έργου,
- την ανάγκη για αποτελεσματικότητα, καθώς πολλά βήματα στον κύκλο ζωής, δε φαίνεται να συσχετίζονται με επιτυχή παράδοση έργου ή αξίας για τον πελάτη.
Από την άλλη, υπάρχουν και σημαντικοί λόγοι που οδηγούν στο αντίθετο, στη μη εφαρμογή του agile, καθώς δε μπορεί:
- να διορθώσει την κακή επιχειρηματική στρατηγική,
- να διορθώσει παλιά προβλήματα,
- να εξαλείψει την ανάγκη λήψης δύσκολων αποφάσεων,
- να αναβαθμίσει έναν ελλιπή πάροχο έργου σε ποιοτικό,
- να βελτιώσει τις προσωπικές σχέσεις.
Ένα σημαντικό σημείο που καταγράφει ο συγγραφέας, είναι ότι αρχικά η χρήση του agile μπορεί να έχει καθυστερήσεις και μάλιστα, αν επιθυμεί το άτομο να το εφαρμόσει να το εφαρμόσει στο σύνολο της επιχείρησης, μπορεί να εμφανιστεί χάος και να αυξηθεί το ρίσκο για την επιχείρηση. Ο κίνδυνος μπορεί να μειωθεί, αν γίνει σωστή εκτίμηση της θέσης της επιχείρησης και του βαθμού εφαρμογής του agile, χωρίς τεράστιες επιπτώσεις στην παράδοση των έργων. Σύμφωνα με τη καμπύλη Virginia Satir (παράδειγμα 2), μπορεί να διαπιστωθεί το αποτέλεσμα ενός οργανισμού που προσπαθεί να πετύχει μεγάλη αλλαγή στις διαδικασίες. Μπορεί ακόμη και να απαιτηθεί να μην πραγματοποιούνται παραδόσεις κατά τη διάρκεια εκπαίδευσης στις νέες διαδικασίες, που για τις περισσότερες επιχειρήσεις δεν είναι βιώσιμη επιλογή.
Αυτή η πιθανότητα μπορεί να αντιμετωπιστεί περιορίζοντας το ποσό της αλλαγής που επιδιώκουμε σε δεδομένη στιγμή, επιλέγοντας agile πρακτικές για να επιδιώξουμε και να ελαχιστοποιήσουμε τον αντίκτυπο στην παραγωγικότητα και την ικανοποίηση του πελάτη (παράδειγμα 3).
Στο παράδειγμα εμφανίζεται μια εταιρεία που έχει καθορίσει πέντε επίπεδα agile πρακτικών, και τις αλλαγές επαναληπτικά καθόλη τη διάρκεια του έτους. Έτσι, μπορεί να αλλάξει και να βελτιώσει τη διαδικασία με μειωμένο αντίκτυπο στην παραγωγικότητα. Αυτή η προσέγγιση έχει δευτερεύον όφελος καθώς η αλλαγή σε agile είναι τόσο μια πολιτισμική αλλαγή όσο και μια αλλαγή διαδικασίας και έτσι δίνει τη δυνατότητα στην οργάνωση να εγκλιματιστεί στις agile αρχές και νοοτροπία.
Αυτός ο στόχος του παραδείγματος, μπορεί να υλοποιηθεί, αξιολογώντας τον οργανισμό, μέσω προσωπικών συνεντεύξεων, ανασκόπησης της υπάρχουσας διαδικασίας και χρήσης πολλών εργαλείων ταχείας έρευνας. Έτσι, μπορεί το άτομο που θέλει να εφαρμόσει το agile στην επιχείρησή του, να καθορίσει ποιες πρακτικές θα αρχίσουν να αναπτύσσονται αρχικά, με ελάχιστο κίνδυνο και αντίσταση, και στη συνέχεια να σχεδιάσει την εφαρμογή ποιος ώριμων επιλογών agile με την πάροδο του χρόνου.
Εφόσον γίνουν κατανοητές οι αρχικές πρακτικές του agile που θέλουμε να εφαρμοστούν, συνήθως επιλέγεται η εφαρμογή ενός πιλοτικού προγράμματος, που επιτρέπει να αξιολογηθούν οι υποθέσεις σχετικά με το βαθμό agile που μπορεί να εφαρμοστεί σε μια επιχείρηση και θα αποτελέσει την αρχή του πολιτισμικού μετασχηματισμού. Ο πιλότος θα συζητηθεί κατά το διάλειμμα από εργαζόμενους που δεν είναι στην ομάδα πιλότο, προκειμένου να γίνουν τα πρώτα βήματα για την στην εφαρμογή του agile.
Το πιο βασικό σε αυτή την περίπτωση είναι η δημιουργία μιας κεντρικής ομάδας, που θα αποτελείται από στελέχη όλων των λειτουργικών περιοχών της επιχείρησης. Αυτή η ομάδα θα δουλέψει με τον agile coach, για να σχεδιάσει το νέο κύκλο ζωής της επιχείρησης, έχει περιορισμένο αριθμό διαχειριστών και επικεντρώνεται στη συνεργασία για να δημιουργήσει την καλύτερη δυνατή διαδικασία εφαρμογής του agile στην επιχείρηση. Ο πιλότος θα έχει τα εξής χαρακτηριστικά:
- Είναι σύντομος και μπορεί να ολοκληρωθεί σε 8 έως 12 εβδομάδες, ώστε να υπάρχει γρήγορη ενημέρωση για το αν λειτουργούν οι agile πρακτικές στην επιχείρηση,
- Έχει μεσαία έως υψηλή επιχειρησιακή προτεραιότητα, ώστε να υπάρχει ένα επίπεδο πίεσης και ορατότητας της εφαρμογής του έργου, ούτε αδιαφορία αλλά ούτε και υπερεπείγον για να οδηγεί σε υψηλό ρίσκο,
- Αγγίζει τις περισσότερες λειτουργικές περιοχές μιας επιχείρησης, ώστε να εντοπίζονται πιθανά διαλειτουργικά θέματα,
- Έχει εσωτερικό πελάτη, έτσι ώστε να μπορεί να γίνει κατανοητό πώς μπορεί να λειτουργήσει ένα πραγματικός πελάτης με την εφαρμογή των νέων agile πρακτικών.
Στο τέλος του πιλότου γίνεται αξιολόγηση και ανάλογα με τα αποτελέσματα, η επιχείρηση μπορεί να επιλέξει τον τρόπο με τον οποίο θα εφαρμόσει σταδιακά τις agile πρακτικές στο σύνολο της επιχείρησης.
Το πιο βασικό στοιχείο της παρουσίασης είναι η διαπίστωση ότι η προσέγγιση του ατόμου να γίνει Agile είναι εξίσου σημαντική με την εκμάθηση όλων των Agile πρακτικών. Απαιτείται να χρησιμοποιηθεί μια πρακτική προσέγγιση για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου για τον οργανισμό/ επιχείρηση καθώς αυξάνετε η agility. Απαιτείται η συμμετοχή στελεχών όλων των τομέων/ αντικειμένων του οργανισμού/ επιχείρησης για να αυξηθεί η εσωτερική αγορά (buy-in) και η αίσθηση της ιδιοκτησίας (ownership). Προκειμένου να επιτύχει η στροφή προς το agility, απαιτείται να δημιουργηθεί το κατάλληλο agile πλαίσιο για κάθε περίπτωση και, πιο σημαντικό από όλα, να υπάρχει σαφές όραμα για το λόγο που επιλέγεται η αλλαγή σε agile αλλά και οι στόχοι που αναμένεται να επιτευχθούν μέσω της συγκεκριμένης αλλαγής.
Reference:
Agile Alliance. Retrieved from http://www.agilealliance.org/
Agile Manifesto. Retrieved from http://agilemanifesto.org/
Smith, G., & Sidky, A. (2009). Becoming agile in an imperfect world. Shelter Island, NY: Manning Publications.
Link: https://www.pmi.org/learning/library/take-become-agile-5971
