Από τον Μάριο Χασάπη, PMP®
Ένα έργο μπορεί να θεωρηθεί πετυχημένο, όταν τελειώσει μέσα στο χρονοπρόγραμμα που έχει τεθεί για την ολοκλήρωσή του και εντός του προϋπολογισμού που έχει συμφωνηθεί, ενώ παράλληλα τα επιθυμητά αποτελέσματα τα οποία έχουν προσυμφωνηθεί έχουν επιτευχθεί .
Είναι ήδη προφανές πως το κλειδί για την επιτυχία ή την αποτυχία ενός οποιουδήποτε έργου, δημόσιου ή μη, είναι η ξεκάθαρη και διάφανη συμφωνία των βασικών παραμέτρων του παραδοτέου. Το ερώτημα που εύλογα τίθεται είναι μεταξύ ποιών θα πρέπει να υπάρχει η εν λόγω προ-συμφωνία. Η απάντηση είναι εύκολη να δοθεί, αλλά ταυτόχρονα πολύπλοκη να υλοποιηθεί. Συμφωνία θα πρέπει να υπάρξει μεταξύ όλων εκείνων των οποίων τα συμφέροντα επηρεάζονται θετικά ή αρνητικά από την υλοποίηση του συγκεκριμένου έργου. Θα πρέπει να θυμόμαστε πως όταν υπάρχει αποδοχή, οι πιθανότητες για επιτυχία αυξάνονται σε μεγάλο βαθμό.
Κομβικό σημείο είναι εμείς, οι διαχειριστές των έργων, να ανακαλύψουμε όλους τους ενδιαφερόμενους στα αρχικά στάδια των έργων, γιατί αν δεν τους ανακαλύψουμε νωρίς, αργά ή γρήγορα θα βγουν όλα εκείνα τα προβλήματα και οι αντιδράσεις από ομάδες που αγνοήθηκαν και τότε τα πράγματα θα είναι δυσκολότερα.
Το επόμενο βήμα είναι να καταγραφούν οι ανάγκες τους και οι προσδοκίες τους από τη διεκπεραίωση του έργου. Είναι λογικό να μην μπορούν να καλυφθούν όλες οι ανάγκες, πρέπει όμως να καταγραφούν, να ιεραρχηθούν, να ομαδοποιηθούν και να εξεταστεί ο βαθμός δυσκολίας για την κάλυψή τους. Πάντως, για κανένα λόγο δεν πρέπει να αγνοηθούν.
Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίσουμε τους ενδιαφερόμενους. Να γνωρίσουμε τις δεξιότητές τους και το πώς θα μπορούσαν να βοηθήσουν με την ενεργή συμμετοχή τους στην υλοποίηση του έργου. Είναι στη φύση μας να αντιστεκόμαστε σε κάθε αλλαγή, σε καθετί καινούργιο που έρχεται να ταράξει τα ήρεμα νερά της σιγουριάς ή της άνεσής μας. Αν όμως έχουμε σωστή και ειλικρινή ενημέρωση, πόσο ακόμα και συμμετοχή, τότε νοιώθουμε πως είμαστε μέρος της λύσης κι όχι το πρόβλημα.
Εδώ έρχεται η επικοινωνία, η οποία θα καθορίσει σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία του έργου. Κάθε μια από τις ομάδες ενδιαφερομένων, έχει διαφορετικές ανάγκες πληροφόρησης άρα χρίζει διαφορετικής αντιμετώπισης στο είδος της πληροφορίας που γνωστοποιείται, αλλά και στον τρόπο, το μέσο με το οποίο η πληροφορία διαχέεται.
Αφού λοιπόν ανακαλύψουμε τους ενδιαφερόμενους, τους γνωρίσουμε, καταγράψουμε και ιεραρχήσουμε τις ανάγκες και τις προσδοκίες τους από το έργο και επικοινωνούμε τα διάφορα θέματα που προκύπτουν ή την πρόοδο του έργου έγκυρα και έγκαιρα, τι άλλο μένει να κάνουμε;
Μα φυσικά να παρακολουθούμε την εξέλιξη του ίδιου του έργου. Κι όταν λέω να παρακολουθούμε, εννοώ να ελέγχουμε την πρόοδό του σε σχέση με το χρόνο, το κόστος, την ποιότητα και τα πιθανά αβέβαια γεγονότα που μπορούν να προκύψουν. Καίριο σημείο είναι να προβλέπουμε συνεχώς τους πιθανούς κινδύνους, μαζί με τα σχετικά σχέδια δράσης στην περίπτωση που τελικά συμβούν, έτσι ώστε να προλαμβάνονται δυσάρεστες καταστάσεις, που κοστίζουν σε χρόνο και χρήμα, παρά να προσπαθούμε να δίνουμε λύσεις σε προβλήματα που τελικά προέκυψαν και μας βρήκαν απροετοίμαστους.
Και τώρα ας αναρωτηθούμε. Πόσα από τα παραπάνω γίνονται στα περισσότερα από τα έργα που υλοποιούνται στην Ελλάδα, κυρίως στο δημόσιο τομέα; Δεν είναι αρκετές οι περιπτώσεις που σημαντικά έργα αγνοούν προκλητικά ολόκληρες ομάδες ανθρώπων των οποίων οι ζωές τους επηρεάζονται σε μεγάλο βαθμό από την υλοποίησή τους;
Η επικοινωνία είναι πραγματικά αυτή που πρέπει; ή γίνεται μια γενική ανακοίνωση και ξεμπερέψαμε; Πόσες φορές τα έργα δεν πήραν σημαντικές παρατάσεις στο χρόνο υλοποίησής τους και πόσες φορές δεν ξέφυγαν σημαντικά από το προϋπολογισμένο κόστος; Και τι έγινε τελικά; Απλά ανακοινώθηκε κατόπιν ολοκλήρωσης του έργου, πως το κόστος ξεπεράστηκε κατά ένα αστρονομικό ποσοστό. Και δεν τρέχει τίποτα. Ποιός παρακολούθησε την πορεία των έργων και ποιος πήρε την απόφαση της συνέχισής τους παρά την ανεξέλικτη απόκλιση από τα προ-συμφωνηθέντα;
Τα δημόσια έργα στερούνται στοιχειώδους κανόνες διοίκησης και διαχείρισης έργων, όχι λόγω έλλειψης ικανοτήτων, αν και κάποιες φορές συμβαίνει κι αυτό, αλλά κυρίως από ευκαιριακές πολιτικές αποφάσεις οι οποίες εξυπηρετούν πρόσκαιρα συμφέροντα.
Αλλά προκοπή και ανάπτυξη με καιροσκοπισμούς δεν γίνεται. Πρέπει να αλλάξει αυτή η νοοτροπία για να πάει πραγματικά μπροστά η χώρα μας, αυτή η χώρα που έδωσε πολλά αλλά και που έχει πολλά ακόμα να δώσει στους πολίτες της και τους πολίτες του κόσμου.
